En freelance, gérer la communication avec mes clients quand je prends des congés est un vrai casse-tête. Un message d’absence générique traite tous les contacts de la même façon, et écrire un mot différent pour chaque client, c’est le travail que je n’ai jamais le temps de faire avant de partir.
Je jongle avec plusieurs clients et plusieurs projets à la fois, et je veux rester professionnel avec chacun d’eux, même quand je m’absente quelques jours. BRBMail est l’application dont j’ai toujours eu envie pour ça : une réponse sur mesure par contact, pas une phrase toute faite pour la boîte entière.
La veille du départ, c’est toujours pareil : j’ouvre la réponse automatique, je reste planté devant, j’écris quelque chose de vague, et je sais que le client en plein projet y lira un haussement d’épaules. Le client qui peut attendre recevra le même haussement d’épaules. C’est là que ça gratte. Pas dans « les e-mails, c’est compliqué ».
Une personne a besoin d’une date et d’un contact de secours. Une autre a besoin d’un « je ne verrai pas ce message avant lundi ». La boîte de réception, elle, ne fait pas la différence.
Marché et opportunités
Les freelances sont les premiers utilisateurs évidents. Ils ne sont pas les seuls. J’ai travaillé en agence web et dans de plus grandes entreprises qui font de la communication externe, et la même faille y apparaît. Quand quelqu’un part en congé, la boîte mail en dit trop ou ne dit rien d’utile.
Les agences et les petites équipes de relations presse vivent dans cette faille. Un attaché de presse absent une semaine doit quand même aux journalistes un mot net et précis. Un studio qui a des clients sur deux fuseaux horaires doit quand même une réponse qui ne fait pas semblant de croire que tout le monde vit le même après-midi. Je ne vais pas accrocher un décompte d’inscrits Upwork à cette phrase. La demande à laquelle je crois est celle que je ressens chaque fois que je pose quelques jours. Il me faut cinq messages différents, et Gmail me laisse en écrire un.
Le premier à payer est le freelance qui part deux fois par an, puis la boîte de trois personnes qui veut les mêmes règles pour tout le monde. L’entreprise qui a déjà un service informatique et un PDF de procédure ne paiera pas. Elle a un message d’absence. Elle n’a pas ce problème.
Fonctionnalités clés
- Un message, une adresse. Vous affectez une réponse à un client précis. Le produit, c’est ça. Le reste, c’est du mobilier.
- Une bibliothèque de vos propres formules. Chaque message que vous écrivez est conservé : le prochain départ repart de la dernière fois, pas d’un champ vide.
- Des segments quand le un-pour-un devient trop lourd. Clients, presse, « tous les autres ». Vos meilleurs contacts reçoivent le mot précis. Les autres reçoivent un mot général, mais propre.
- Un début et une fin. Ça s’allume quand vous partez et ça s’éteint quand vous revenez. Des semaines récurrentes si votre vie ressemble vraiment à ça.
- Gmail d’abord. Vous le pilotez à côté de la boîte que vous utilisez déjà. Outlook peut attendre. Un tableau de bord pour toutes les messageries du monde, c’est la vision, pas la première version.
Les circuits de validation en équipe et les modèles « aux couleurs de la marque » peuvent attendre qu’une petite boîte les demande. Un freelance n’a pas besoin qu’un manager valide « je reviens lundi ».
Je refuserais aussi de faire rédiger les réponses par un modèle de langage. Tout l’intérêt, c’est que je sais déjà quoi dire à chaque personne. Un « j’espère que vous allez bien » généré, c’est le message d’absence générique dans une plus jolie police. Stockez mes formules. Envoyez mes formules. Rien d’autre.
Monétisation
Gratuit pour une poignée de contacts et une seule planification. Une formule personnelle quand la bibliothèque et les segments deviennent la raison pour laquelle vous ouvrez l’application. Une formule petite équipe quand deux personnes partagent les mêmes règles. Je n’inventerais pas un palier Entreprise pour avoir l’air sérieux.
La facturation à l’e-mail et les licences à vie sont mignonnes, et à côté de la plaque pour un outil qu’on utilise deux fois par an. Un abonnement qu’on peut mettre en pause colle de plus près à la réalité des congés.
Prochaines étapes : comment je la construirais, et la seule vraie difficulté
Le hic, c’est la prémisse elle-même. La réponse automatique intégrée à Gmail envoie une seule réponse toute faite à tout le monde (au mieux limitée à vos contacts). Elle ne sait pas envoyer un message différent à un client précis. La fonctionnalité centrale, une réponse sur mesure par contact, est donc ce qu’aucune messagerie ne fait nativement.
Il faut donc passer par l’API du fournisseur. Sur Gmail, le chemin réaliste est un petit service qui surveille la boîte avec l’API Gmail, compare l’expéditeur à vos règles et envoie la bonne réponse en votre nom. Ça marche, mais ce n’est pas un bricolage de week-end. Il faut OAuth avec des portées sensibles, et Google soumet les applications qui lisent le courrier à un examen de sécurité avant qu’elles puissent être utilisées par de vrais utilisateurs. Outlook a la même forme, via l’API Microsoft Graph. La délivrabilité compte aussi, car une application qui envoie des réponses automatiques en rafale doit rester largement en dessous des quotas d’envoi, sinon elle commence à ressembler à un spammeur.
Le MVP est donc étroit : un fournisseur (Gmail), des règles par expéditeur et par segment via l’API, la planification par-dessus. Le « tout piloter depuis un seul tableau de bord » multi-fournisseurs, c’est la vision, pas la première version. Rien de tout cela n’est rédhibitoire, mais celui qui la construira doit savoir que la réponse automatique par contact est le vrai travail, pas l’interface.
Le premier test est égoïste : mes prochains congés, cinq clients, cinq formules différentes, et une sixième pour tous les autres. Si j’ouvre encore Gmail pour en réécrire une à la main, le produit n’est pas fini.
Ne vous cachez pas l’examen de sécurité. Si vous n’êtes pas prêt à attendre dans cette file, vous n’avez pas un produit de messagerie. Vous avez une maquette. Annoncez les portées sur l’écran d’installation, en une phrase qu’un freelance comprend : cette application lit qui vous écrit, et elle envoie la réponse que vous avez déjà écrite. Les gens qui s’en vont après cette phrase n’auraient de toute façon jamais confié leur boîte de réception à un inconnu.
Bonus : une façon polie de poser des limites
Il existe un usage plus discret. Nous avons tous le contact qui prend « absent du bureau » pour une suggestion, ou celui qui inonde votre boîte à la seconde où vous refaites surface. Une réponse automatique ciblée permet de signaler « pas tout de suite » sans le laisser sans nouvelles et sans réécrire le même paragraphe diplomatique pour la dixième fois. Le but n’est pas d’esquiver le travail, seulement de garder la soirée que vous aviez vraiment réservée.
Pour finir
BRBMail envoie une réponse sur mesure à chaque contact, puisée dans la bibliothèque des formules que vous avez déjà écrites, selon une planification qui s’éteint toute seule à votre retour. La difficulté tient à la réponse automatique par contact elle-même, qu’aucune messagerie ne propose aujourd’hui, et c’est ce manque qui rend l’idée digne d’être construite.
Je préfère un outil Gmail étroit qui tombe juste pour cinq clients à une « suite de communication » qui veut aussi rédiger mes factures. Si le produit se met à proposer des suggestions de ton, vous avez perdu le problème de la veille du départ et vous en avez trouvé un autre, pire.
Si vous la construisez, je veux le savoir. Je serais volontiers l’un des premiers utilisateurs, je la testerais et je mettrais à jour cet article avec mon expérience de terrain ; c’est un problème que je rencontre chaque fois que je pose quelques jours. Prenez l’idée, changez ce que vous voulez. Vous ne me devez rien, dites-moi juste ce que ça donne.
